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他機能からの購買接続(自動発注)

 

■画面 【発注接続確認】

本画面は、受注時(引当時)に購買発注接続する場合、在庫が設定値を下回ったので自動発注する場合など、他機能から購買の発注処理に自動接続する場合に通過する画面です。

他システム-購買接続

 

■概要 他機能から購買の発注処理に自動接続する場合に通過する画面です。
■ 内容説明 購買機能は発注から始まりますが、他の機能(例えば受注、在庫など)からのデータで発注データが自動的に作成されれば便利です。その場合に、自動接続しようとするデータを一旦、本画面に集めます。集める理由は、「承認を必要とする」「個々の発注データを集めて集めて発注する」などの理由からです。
■ 特記事項 自動発注は、企業ごとに異なります。承認の要不要、自動発注する機能の範囲などです。画面とDBは設けていますので、ご要件により利用範囲を定めることになります。

 

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購買発注データ作成

 

■画面 【発注一覧】
本画面は、起票した発注伝票の一覧です。購買業務は発注から始まります。発注伝票の一覧が表示されます。発注伝票は、「発注データ作成」「発注」「受領」「検収」と状態が変化しますが、その変化も追跡可能です。発注一覧

【発注基本】

以下の画面は、発注伝票のヘッダー情報です。項目が多く、驚かれると思いますが、東証2部上場企業に適用した経緯があり、その経験に基づいています。不要部分は初期値、非表示で対応可能と思います。

発注基本

【発注明細】

基本部の明細行(上の画面では2行)を編集する画面です。本画面で購入単価が決定されますが、①契約によって決まる、②その都度、決まる、③前回単価で決まる、などで決定されます。

発注明細

 

 

■概要  購買の発注伝票の起票機能です。購買業務のシステム化は非常に省力化できます。
■ 内容説明 契約に基づく繰返し購買、都度購買に対応可能です。また、承認機能を実装していますので、内部統制においても配慮しています。
■ 特記事項 仕入れ商品、原材料購買などに対応可能です。しかし両者は、別のマスタで管理する場合もあれば、分離する必要もあります。購入するモノについて各社異なりますので対応する必要があります。

 

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発注処理、発注書(帳票)、請け登録

 

■画面 【発注書印刷】

発注伝票を登録し、承認されると発注書を印刷します。本画面は、発注書を印刷を指示する画面です。

発注書印刷

【発注書】

(帳票)発注書のイメージです。各社異なると思います。カスタマイズとなりますが、自動FAX、メール発信なども行なえます。郵送などの手間が省け、業務効率が向上します。

発注書(帳票)

【請け登録】

請け登録機能の存在は、珍しいかも知れません。発注し、相手が請けてくれたかを認識することは重要です。後になって、最初から無理な納期だったとか、納期は「適当に合わせると言った」などでモメルからです。

発注請け登録

請け登録の際には、納期をキッチリ決めます。

発注請け登録子画面

 

■概要  発注伝票登録(都度購入、契約による繰返し購入)、承認から発注書送付、請け確認を行なう業務の流れです。
■ 内容説明 一般の販売管理では、発注処理は簡単な機能で、買掛発生時点である仕入れ伝票入力からを重視している傾向があります。 当システムの場合は、発注を強化することで、取引の明確化、支払業務の自動化を推進します。また、仕入れとせずに購買としているのは、商品仕入れだけでなく、原材料購買などにも利用可能になっているためです。
■ 特記事項 本機能は、東証2部化学製造業の原材料購買システムで利用している機能を反映しています。本システムで扱う業務の流れは各社異なります。本流れを確認しながら、各社に合わせる作業が必要になると思われます。

 

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受領(受入)と検収

 

■画面 【受領/検収確定】

請け登録後、発注品の受領、検収を実施します。ここで厄介なのが分割受領です。本画面は、分割受領に対応しています。

受領及び検収

【検収登録】

受領が終了したら検収作業に入ります。検収を行なって初めて、在庫、支払に接続されます。

検収登録

【検収一覧】

在庫、支払い機能と連動は検収データで行ないます。本画面は、その検収実績をするためのものです。

検収一覧

 

■概要  発注後の受領、検収を行なうための画面です。
■ 内容説明 原則的な業務の流れは、受領、検収となりますが、発注後、即検収という機能も設けています。本機能は分割検収、部分検収による支払タイミングなどで、実装に於いて各企業ごとに異なります。導入に当たっては十分な調査が必要です。
■ 特記事項 前述の内容、返品処理の扱いなどでカスタマイズが必要になると思われます。ただ、これだけの画面、項目は揃っていますので、業務の流れ自体の変更は少ないと考えています。

 

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支払(予定)伝票作成

 

■画面 【支払伝票データ作成】検収が終了しますと支払に移ります。締日に従い、支払伝票を作成します。支払伝票とは、支払予定を締日、発注先、決済手段ごとに作成します。検収データから候補日が表示されますので、チェックして作成します。

支払(予定)伝票

【支払伝票一覧】

作成された、支払伝票の一覧が表示されます。

支払予定伝票一覧

【支払伝票】

取引先ごとに、支払伝票を表示します。本内容が支払い予定となります。この支払予定を発注先に連絡すれば、相手側の請求書と突合せをせずに、支払ができ、大きな省力化が期待できます。

支払伝票基本

【支払伝票明細】

基本部に表示される1行分の明細です。

支払伝票明細

 

 

■概要  検収データを集約して支払伝票を作成します。
■ 内容説明 本伝票の内容は、締日、発注先ごとの支払予定データです。発注先に対しては、支払通知になりますし、経理部門に対しては、支払い予定伝達になります。
■ 特記事項 「一部検収で支払うか、全部検収で支払うか」「支払通知書フォーマット」「決済手段の変更(手形と現金割合など)」でカスタマイズがあると思われます。

 

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出金伝票一覧、出金伝票

 

■画面 【出金伝票一覧】

支払伝票が作成されると実際の出金処理を行ないます。

出金伝票一覧

【出金伝票基本】

出金額を入力します。

出金伝票

 

■概要  実際の出金に対しての出金伝票登録画面
■ 内容説明 出金額を入力します。支払伝票との突合せも行なっています。
■ 特記事項 「支払伝票が作成された時点で出金業務は自動化される」などのカスタマイズが予想されます。

 

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買掛残高管理

 

■画面 【買掛残高一覧】

会計年月単位、発注先ごとに支払残高を表示します。

買掛残高一覧

【買掛残高明細一覧】

該当する、会計年月内の支払発生と入金額が伝票単位に確認できます。

買掛残高明細一覧

 

■概要 支払の発生額と出金額で残高を管理します。
■ 内容説明 支払先ごとに、月次単位で支払の残高管理をします。買掛残高となっていますが、購買に関係しない支払業務にも対応可能です。
■ 特記事項

 

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買掛明細追跡

画面紹介

■画面 【買掛明細追跡】

買掛金明細追跡

■概要 買掛の発生と出勤決済の状態を伝票単位でなく、明細単位に追跡したい場合があります。過去取引を発注明細単位に追跡できます。
■ 内容説明 まず、発注先と検索開始の会計年月を入力します。そうするとそれ(月次残高確定)以降の発注明細と出金額が表示されます。
■ 特記事項

 

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