オンネット工数

オンネット工数

オンネット工数管理

「オンネット工数」は、勤怠管理と作業実績管理(以下、プロジェクト管理という)の両方を行うシステムです。本システムは、自社用に開発され、10年以上の利用実績があります。今では、本システムが無いと業務遂行ができなくなっています。開発理由は以下の通りです。

 

    • 弊社は、業務システム商品の開発と運用を行う会社です。開発業務では、開発工数の把握が必要です。また運用業務では、ユーザ対応の時間管理が必要でした。これらの管理業務を(CSV連携よるエクセル集計でなく)効率化する必要性がありました。

    • 社員の中でご両親の介護問題で自宅勤務の必要性が発生し、在宅勤務の勤怠情報、工数情報把握が必要になりました。

    • 今般のコロナ禍により、テレワーク勤務が定着しました。働く場所が一挙に拡大しました。離れた場所で、社員の就業実績、経費把握が、より必要になりました。

    この様な、ご要求は、他社にも一般的にあると考えています。その中でも、テレワーク対応についての必要機能が新たに、見えてきました。自社利用の体験の中で、改良を重ねてきた「オンネット工数」を広く一般に訴求、販売したいと考えています。

●「オンネット工数」のこだわり(考え方)

これからシステム説明をする前に、考え方をご説明します。考え方は、弊社の体験の中で、整理してきたものです。的外れもあるかも知れませんが、それがシステムに反映されています。尚、「オンネット工数」は、就業時間管理と工数(原価管理)を同時に管理するシステムで、そのデータ登録画面を特に日報登録画面と呼ぶことにします。

  • 工数は、投入時間ではなく、開始、終了時間で記録する

  • 「勤怠と工数を一緒に管理すること」については、当社が、システム会社という背景(就業時間管理と原価管理が密接に関係している)から合理的だと考えています。ただ、原価管理の前提となる工数を投入時間で登録するか、開始時刻・終了時刻で登録するかに迷いがありました。迷いとは、日報登録に要する時間の観点からです。ただ、今般の「テレワークの一般化、介護問題の対応、自由な働き方(年休の時間取得など)」を含めて考えると中抜け管理(厳密でなくとも)が必要になり、開始時刻・終了時刻登録が必須と考えるに至っています。日報登録は就業管理と工数(原価管理)管理を一緒に行うことが、これからのシステムに求められていると考えています。

  • WEB化や、モバイル化は、PC画面とDB整備の後に考える

  • 日報登録画面は、スマホで位置、写真、時刻、携帯性の点で、日報登録に非常に便利に見えます。弊社もその点に於いて異論はありません。ただ、以下でご説明する複雑な画面が、スマホで行えるか、には疑問があります。弊社は、登録項目を絞って、スマホなどのモバイル端末に適用すという方向性を持っています。まずは、PC画面と業務全体を網羅したDB構造を確立した上で、スマホ、その他の機器(タイムレコーダ、ハンディ端末、顔認証機器、カギ連動機器、生産ラインPOP端末など)との接続を実施しているところです(画面の要求項目が異なるので個別対応になる傾向があります。例えば、体温記録とか)。ですので、「オンネット工数」を説明する際、データ項目に終始する傾向があります。消極的ということではありません。システムの構成が、表示部と業務ロジック部を分離して作成していますので、スマホ画面、WEB画面にも対応可能です。

  • 工数登録時間の問題

  • 就業時間と工数(作業明細)を登録するのには、毎日10分から15分程度を要します(弊社の場合、前日分を登録)。ひと月あたり、半日程度(4時間)を要してしまいます。システムが初期の頃(10年前)は、倍以上、掛かっていました(WEB画面でした、今はPC画面です)。「昨日と同じ」「明細コピー」「初期値登録」などの工夫をして現在に至っています。それでもひと月4時間をムダと思われる人もいます。事務効率化に加え、工数を測定すると色んな問題点、改善点が見えてきます。社員自身の振り返りにもなります。自動登録出来るものについては、自動登録(タイムレコーダ、生産POP端末など)するとしても、登録工数について、まず、ご理解頂かなければなりません。

  • マスタは、基幹業務(販売、購買、在庫など)と連携可能にする事が重要

  • 弊社は、「業務機能単位に優れたシステムを個別導入する」という考え方について、もし、そうであってもマスタ連携は考慮すべきと考えています。連携は、オンラインでもバッチでも良いと思います。「既存システムからCSV出力して、フォーマットを変換して読み込む」では、業務の効率化にはなりません。ですので、導入に当たっては、マスタ連携機能構築が必要になると考えています。

●工数実績の登録画面紹介(画面をクリックすると大画面になります)

本画面は、工数管理(勤怠とプロジェクト集計)を行うための日報登録画面です。画面には、多くの工夫点があり、その説明を加えています。その中の数字は、後述する説明と対応付けしています。

 

●システム構成図

本図では、システム関連(機能と情報)を示しています。特に述べたい事は、多くの情報がDB連携している点です。

工数管理全体図

 

 

■工数管理導入のポイントと「オンネット工数」の対応

以下の説明で、記述されている数字は、「工数実績の登録画」内の数字と対応しています。

  • テレワーク時代、自由な働き方への対応
  • テレワークは、2020年に急速に普及しました。その事は、自由な働き方を推進するもので、もう以前の就業形態には戻らないでしょう。この様な状況下にあって、離れた場所での就業を一括管理する仕組みが必要でしょう。これは、「会社側が、社員を管理する」という側面もありますが、「社員にとってもチャント働いているよ」の事実報告にもなります。「働く場所は自由でイイけど、仮想の仕事場で、存在は明確にしようね」が重要です。どこで働いてもイイので、工数管理には、就業場所の登録が必要になります。

    「オンネット工数」では     画面対応:[8],[9]

    基幹マスタに事業拠点マスタを持っていました。ここには、山口工場とか大阪本社とかを管理しています。組織とは異なります(場所を表しています)。ここに、サテライトオフィスや自宅を登録して、利用しています。自社利用で、出社、退社、作業明細で就業場所が異なる場合もあり、それぞれに対応しています。

  • 勤怠、工数、経費の一括把握の観点
  • 勤怠情報と工数は、関連しています。前者が給与計算や勤務の適正管理と関連しているのに対して後者が原価把握の意味合いが大きいのです。ただ、両者の情報は密接に関連していますので共通化して管理すれば効率的です。また、経費の集計(旅費、通信費など)は、両者に関連します。多くのシステムは、勤怠と工数を別々に扱っています。一緒に管理すれば、集計の手間が改善されるはずです。

    「オンネット工数」では     画面対応:画面上半分が、勤怠情報、下半分が工数(作業明細部分)

    勤怠と工数(作業明細)を一緒に管理しています。作業の最初は、出勤時刻と関係しますし、作業の最後は退勤時刻と関係します。しかし、厳密には関係しない場合もあります。出勤、退勤時刻は、就業時間管理であって、作業明細は、工数の集計単位であるからです。これらの扱いは、会社によって異なると思います。ルールを明確にすることで対応することとし、システムは、チェックを入れるか、否かで対応可能です。

  • エクセル管理からの脱却
  • 原価管理としての工数集計は、多くの会社はエクセル管理しています。「手書き日報をエクセル表に入力して、きれいな集計表を出力する」とういう業務はエクセル活用にピッタリに思えます。でも入力者の手間(工数)を考えたら無視できない工数になっていることと思います。恐らく、10人くらいの会社であれば、0.3から0.5人月は要していると思います。パート代を8万円とすると、ひと月2.4万円から4万円の勘定になると推測しています。当社も起業後、エクセル管理をしていましたが、6人の会社で0.4人月程度を要していました。エクセル作業をコンピュータ化だと思う人が多くいますが、エクセル作業は「コンピュータ化風手作業」です。

    「オンネット工数」では     画面対応:ツールとして準備

    システムでは、必要な出力情報を利用可能なエクセル表にして、出力する機能(ツール)があります。このことは、「CSVで自由に出力できるので、加工、集計はエクセルでしてね」とは異なります。集計結果をエクセル表で分析する方式です。システムで蓄積したデータは、SQL文により高度な集計語、エクセルに出力可能です。

  • 登録時間の削減
  • 弊社は、前日の作業を翌日に登録しています。その時間は、10分から15分を要します。ひと月に換算しますと半日分になります。管理者は、多くの項目登録を求め、登録者は、少ない項目を求めると思います。また、テレワークなどでの分散就業が、行われますと、登録項目は多くなる傾向でしょう。ですから、登録時間の削減努力は重要です。

    「オンネット工数」では     画面対応:[3],[4],[5],[7],[15]

    テレワークにより、登録項目が増えています。就業場所の項目追加や作業明細行が中抜けで増えています。「オンネット工数」では、①前日作業のコピー(全部)、②前日作業のコピー(明細行単位)、③当日明細行コピー(中抜け登録支援)、④プロジェクト選択の改善(自分用登録)などの工夫をしてきました。その結果、10年前から4割程度の時間短縮が図れました。10年前はWEB画面でスタートしたのですが、現在は、販売、購買などの基幹システムと同様のPC画面(WPF画面)にしたことも改善に寄与しています。PCの電源ON/OFFログ取得や、Teams連動(作業開始、終了メッセージ)、スマホでの登録支援も考えているところです(プロジェクト登録)。

  • 勤怠、工数は日常の監視(承認チェック)が必要です
  • 勤怠、工数は人によって付け方が変わる場合があります。勤怠の場合は、残業代が深夜時間を考慮すべきだった。代休取得をしていなかった、などです。工数の場合は、プロジェクトを間違っていた。工程を間違っていた、などです。また、昨今、残業代の法令順守、作業の偏りチェックも必要になります。工数管理には、登録データの承認機能が必ず必要になります。 お叱りを受けるかもしれませんが、「工数は、管理者に分かりづらく記入する」は人情です。読者も、経験があるかと思います。そこを日常コミュニケーションすることが重要でしょう。

    「オンネット工数」では     画面対応:[10],[11],[12]

    承認機能は、1段階承認です。標準機能ではチェック者は1名ということです。承認者は、個人に対して、だれが承認するかの経路設定をします(登録者に対して、複数の承認者も登録可能です)。その経路に従って、承認するということです。日報登録者は、登録後、承認依頼ボタンを押すことで、承認依頼をします。ですので、ボタンを押すまでは、入力中になります。否認で差し戻しになれば、再度、登録し、承認依頼することになります。

  • 勤怠、工数入力の自動化、出先からの入力
  • 勤怠、工数入力が自動化できれば、かなりの効率化になります。入退出の自動把握(タイムカード、スマホ、その他機材の利用)の要請が強いです。また、出先の工事管理などでの現地入力も求められます。これらの対応は今後必須でしょう。また、機械の稼働も広く見れば工数と同じです。この計測も考慮する必要があります。これら、入退室の自動打刻、機械のスタート、エンド打刻と工数管理の接続は難しくありません。工数管理との接続は、多種多様な機器と接続できる様になっている必要があります。

    「オンネット工数」では     画面対応:[13]

    外部機器(スマホ、ハンディターミナル、勤怠パンチ機など)の接続要請があります。最近では、体温測定結果、体調アンケートなどもあります。「オンネット日報」との接続は、データフォーマットが分かれば、どんな機器でも接続可能と考えています。ただ、これらの機器は、自社システムとの情報サービスを経由して接続する事例も多くなっています。当然サービス運用料も課金されますので、その点考慮が必要です。原則的には、機器の直接接続で対応します。工場現場等からの機器(工程管理を想定)からも接続可能です。そのために、時刻登録の手入力と機械登録の項目を分けて保持しています(機械登録時刻が必ずしも就業時刻とはならないため)。

  • 重要なこと!工数管理を行う前に、コード類の整備が必要
  • 工数管理を行うためには、社員、仕事、負担部門、取引先、プロジェクトなどのコードが他のシステム(給与、販売、購買、生産など)と連携されなければ意味がありません。要は、給与計算と、損益構成の図が作成される必要があります。勤怠、工数、経費管理のバラバラ導入ですと「CSV出力して、エクセル上でコードを合わせて、集約する手作業」処理が必要になります。コンピュータ業界は、このCSV出力を以って、システム連携と呼んでいます。最終的にはつなげて「ボタン一発」にすべきです。もし、既存のシステムがあるのなら、社員マスタ、組織マスタを連動する必要があります。

    「オンネット工数」では     画面対応:[1],[2],[4],[5],[8],[9]

    マスタは、弊社基幹システム「オンネット統合業務」のマスタをそのまま活用しています。ですので、非常に多くの項目をすでに保持しています。そして、マスタ間は、すべて連携されています。あちらこちらに、同じデータを重複登録する必要はありません(既存の社員マスタ、組織マスタからCSV出力して、工数システムに登録する様な手作業がありません)。工数管理の観点からは、社員(雇用形態、事業拠点も含む)、組織(兼務も含む)、役割、プロジェクトが必要になります。複数の会社カレンダも必要です(本社カレンダ、工場カレンダとか)これに、勤怠情報、工数情報を紐付けるわけです。また、留意すべき点は、使っていく過程で、管理する項目が増えたり、扱いが変更になったりします。本システムは、システム変更は当然と考えていて、追従可能です。登録時の選択化を行うための区分類も多く管理しています。

  • カスタマイズは必要です
  • 工数管理システムは、単なる入退室管理ではありません。原価管理として、既存システムとの連動が必要になることも推察されます。であれば、例えば、社員異動、組織変更のマスタ連動は必須です。これらのコード体系は、新たに導入される工数管理システムと合っているはずがありません。プロジェクトコード(原価集計単位)も連動する必要があります。これらを連携する仕組みが必要です。工数管理自体に手を加えるのか、周辺機能を作成するのか、を考える必要があります。カスタマイズは必要に思えます。

    「オンネット工数」では

    弊社では、基幹業務を効率的に開発する、構築基盤(メニュー、バッチ作成、DB情報出力ツール、認証など)と運用基盤(プログラム自動更新、ジョブ管理、ログ管理など)があります。ですので、DB項目(ここがシステムのキモ)が決定すれば、効率的にシステム改変、追加が可能です。「オンネット日報」は、基幹業務の一部と考えています。

その他のシステム説明

「オンネット工数」は、多くの機能や特徴を有しています。その内容を説明します。以下の画像をクリックすると拡大します。

  • 経費管理機能
  • 工数に連動して経費を登録することが出来ます。連携項目は、日付、人は勿論のことプロジェクトと連携しますので、原価としての集計が可能です。経費の種類は任意に登録できます。 原価把握以外の効用として、弊社では、2020年4月からのテレワーク実施で、交通費が定期支給から実費精算への変更になりました。それによる事務作業の増大(申請の妥当性チェック、精算額の給与振込反映)を経験しています。急遽「オンネット工数」の経費機能ににより、事務作業負荷の軽減を図っています。テレワークの一般化により、交通費以外の経費精算(図書費、文房具、通信費など)も電子化する必要がありそうです。今後は、日報と経費連携が必要となると考えています。

  • 申請登録機能
  • 日報登録時に各種申請(年休、出張伺い、慶弔休暇など)を同時に行えれば便利です。また、これらの申請をDB内に登録していると、個人単位に申請履歴が把握できます。

    働き方改革により、時間単位(半日)年休管理などを取り入れる際には、必要な機能となるでしょう。また、テレワークの一般化により、就業場所が分散します。これまでの紙による申請で行う訳にはいきません。メールで、PDF添付も考えられますが、多くの申請に対処するには、限界があるでしょう。

    また、申請書は、種類によって記入項目が異なりますが、「オンネット工数」では、自由に項目定義できます。他社システムでは「手書き申請書のイメージのママで」(イメージ登録)というのも目にしますが、本システムでは、登録した項目データを活用することに重きを置いています(例えば、年休消化のカウントなど)。

  • エクセル直接活用ツール
  • 当社は、「定型処理に於いて、出力したCSVを用いてエクセルで、毎回、手作業集計することは、効率性に欠ける」と思っています。

    ただ、「データ処理後(ここが重要)のエクセル活用は、これまでの紙媒体に比べ、非常に有効」と思っています。日報データ(勤怠、作業明細、経費、申請)は、人、組織、プロジェクトに紐付けて格納されています。「オンネット工数」では、データ処理をSQL文で予め定義しておけば、任意のエクセル表を手作業無しに出力するツールを持っています。画像は、その一例です。

    本ツールを用いれば、開発費を抑えながら、自社の業務に合わせた帳票作成(エクセル表)が可能となります。CSV出力も可能ですので、既存システム連携も行えます(例えば、原価計算接続とか)。

  • プロジェクト別、社員別の工数を画面で表示
  • 多くの人が、「日報情報をCSVで出力してくれれば、自由に集計できますよ」と言います。でも、例えば、プロジェクト別、社員別工数集計は、日報管理の「基本のキ」です。気になったらすぐに画面確認する仕組みが必要です。よくある、CSVを出力して、加工して出力するでは、5分程度は必要でしょう。それでは、見たい人(おそらく管理職)は、日常的に管理するのには面倒と思うハズです。代表の私は、日常的に、この画面で社内作業の状況(偏り、負荷、困難さ)を見ています。その中でも、社内業務は、直接、売上に貢献しないものの、将来に繋がる、技術開発か、単なる作業かを眺めているのです(数か月、年単位の趨勢比率を)。見て、ギョとする事もよくあります。

  • モバイル/Teams連携
  • 画像は、「オンネット工数」の核(DB構造とPC画面)に対して、外部接続している画面です。画面はTeams経由の例を示していますが、スマホでも同様画面が表示されます。本画面は、Microsoft365のPowerAppsで作成したものです。ですので、認証はMicrosoft365のADを利用することになります。

    「オンネット工数」は、外部接続に関し、相手を選ばない様に、疎結合(ログDBに記録し、それを工数DBに書き込む)としています。そして、そのデータ修正は、PC画面からも行えます。

    尚、Teams、Microsoft365との連携は、モバイル利用の新しい使い方です。また、弊社では、製造現場からのPOP端末、その他、接点情報(生産工程管理)からの接続も生産性の向上に寄与できると期待しています。勿論、WEB画面、アプリからの接続についても対応可能です。