化学品製造会社(東証2部、東京)【原材料購買】【自動FAX】

■化学品製造会社(東証2部、東京)【原材料購買】

■導入システム オンネット購買 (注)導入経験(原材料購買)を元に「オンネット購買」を開発しました。
■お客様プロフィール 【業種】
化学品製造
【導入規模】
①購入依頼部門、②生産管理部門、③単価契約、発注部門が工場部門、本社部門2拠点に導入されています。売上規模、数百億円規模の購買業務として稼動しています。
【導入構成】
社内設置サーバ(Windows2008+Oracle)。拠点間は専用線接続。凡そPC50台規模。
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■課題と効果

■課題 【課題1】購入依頼、発注、検収業務の承認付きワークフロー化
【課題2】契約単価設定による取引の透明化
【課題3】請求書支払から検収通知書支払いへの切替え
【課題4】自動FAXによる発注業務、検収通知書送付の自動化
【課題5】原価計算への接続
■解決策 【課題1】購入依頼、発注(契約設定を含む)、受領、検収の業務を各業務担当別画面(発注部門、購買部門)で一覧検索でき、承認機能を設けることで実現しています。【課題2】発注単価をその都度、登録するのではなく、契約単価による登録としました。その結果、単価の自由入力による間違い、勘違い、恣意的登録が検出できる様になりました。取引実績と単価履歴も参照できますので、価格交渉も論理的に行なえる様になりました。

【課題3】発注、検収において量と単価が確定されれば、相手側に検収通知書を送れば、支払いは、自社側から行なえる様になりました。

【課題4】自動FAXにより、発注書、検収通知書(支払通知書)を自動FAXで行なっています。

【課題5】検収データを元に、原価計算システムに接続しています。赤黒データ接続、会計年月同期、コードの統一化などを実施しています。

これらの連携は、既存システムの原材料コード、発注先コード、置場コードなどと連携可能な体系にしています。本施策により、手間なく、システム間データ連携できる様にしました(よくあるCSV接続とは異なります)。

■効果  2004年12月稼動以来、10年以上に亘り稼動しています。特に【課題3】の効果は絶大で、月末に実施していた相手先請求書との突合せ支払い業務を不要にしました。事務作業者、数名の工数削減と月末残業が不要となりました。また、【課題4】の自動FAXによる発注書送信、検収通知書送信も大きな省力化効果がありました。今後はWEB利用などによる別の連絡機能への展開も図れます。【課題2】の契約登録により、価格履歴と購入実績が明確になり価格交渉が理論的にできる様になりました。一連の購買業務がデータとして蓄積され、可視化できる様になり、内部統制の有効性確認が可能となりました。

売上規模が数百億円の製造業システムに於いて、安価なインテルサーバで、十分に稼動することが実証されました。

 

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