Office365コネクター

Office365連携全体

Office365コネクター

「Office365コネクター」は、「オンネット統合業務」のDB、入出力データ、文書(PDFなど)をOffice365内のSharePoint(情報共有環境)と連携する仕組みです。SharePointと連携できれば、スマホ、タブレットにも連携できます。

「Office365コネクタ-」は、狭義には上記連携を行うプログラム群ですが、情報共有の設計、導入、運用・保守までの全体を含んだサービスとして提供しています。

システム導入の効果

  • 基幹業務で処理されたデータを共有参照できる
  • これまで、スケジュールや文書、メッセージなどの共有は、2000年頃から盛んに行われてきました。しかし、販売、購買、在庫などの基幹業務から出力される情報(販売実績表、在庫表、検収予定など)を直接共有するということは、あまり、広まっていなかったと思います。
    でも、事業にとって重要なのは、お金と直接結び付く、これらのデータです。
    これまでは、①基幹業務から出力されたデータを②CSVにして、あるいは、PDF帳票にして、③共有環境に、手動でアップロードする、④もしくはメール添付する手順が取られていたと推測します。もし、この作業が、基幹業務からの自動実行により、Office365連携されたら大変便利になります。
    例えば、現在の「店舗別在庫表」を、基幹側で自動更新し、30分おきに自動アップロードすることなどが行えます。
    これらは、SharePointの文書管理、掲示板で参照できます。メールの複雑交錯の問題(何でもメールで、問題)も解消できます。

  • Office365で登録したデータを基幹業務の入力データにできる
  • 前項では、基幹業務データ環境からOffice365への連携を述べました。ここでは、その逆で、ShaerPoint内の①リストデータ、②CSV,固定長データを基幹側に渡すことが可能になります。また、その結果をSharePointに戻すこともできます。

  • Office365に登録されたデータは、全文検索できる
  • 当社でもSharePointを用いて社内情報を共有しています。その中で、一番利用しているのは、格納文書、データの全文検索です。文書は、「カテゴリー化して登録せよ」「タイトルは分かりやすくせよ」など社内号令が掛かりますが、一定の成果は期待できるものの、登録した文書が「宇宙の彼方」に埋没し、再利用されないことは多々あると認識しています。当社が実際そうでした。
    SharePointに文書、データを格納すれば、キーワードによる全文検索が可能になります。文書が「宇宙の彼方」に行くことが少なくなります。
    本機能は「Office365コネクター」とは直接関係しませんが、本機能を前提に基幹業務データ、文書の活用を図っています。

  • スマホ、タブレットなどのモバイル端末と連動
  • SharePointやサーバ側のDBとモバイル端末を連携する機能(PowerApps)が備わっています。この機能を利用すれば、基幹業務データをモバイル端末と連携(入出力)することができます。
    でも、重要なのは、連携データそのものです。

  • 連携環境が統括管理されている
  • サーバ側(基幹業務側)環境、情報共有環境(Office365、SharePoint、認証)、モバイル連携機能など個々のシステム連携を行う必要があります。この連携をマイクロソフト社環境一社で統合している意味は大きいと思います。
    これらの機能をデファクトスタンダード、オープンソフトウエアのキーワードでバラバラ導入したら、その統合確保(バージョン合わせ、漢字コード、開発環境など)の労力を強いられることになります。

  • 低コストである
  • まず、Office365は、エクセル、ワードなどの利用サービスが主と思われます。ですので、このコストは一般のPC利用に不可欠です。その上で、SharePointなどの情報共有環境、メール環境が非常に安価に提供される料金構造です。
    現在、エクセル、ワードなどの利用サービスに競争力があるために、この部分の金額は安価とは言えない点が残念ですが、後者の付加サービスは、安価と言えるでしょう。