システム連携

独自機能追加(カスタマイズ)の容易性

私たちのメンバーは、何十年とシステム構築に携わっていますが、業務(事務)システムに於いてカスタマイズが不必要であった会社を見たことがありません(実際には、存在しているかも知れませんが、私たちは経験しませんでした(会計、給与計算を除く))。ですから、必ず個々の業務目的に適合させる作業が必要になると考えているのです。でも多くのパッケージは、「そのままで使える」風の訴求になっています。ですが私たちは、あえてカスタマイズの容易性を特長に挙げているのです。
アナタの業務にマッチさせる技術

■機能関連携は疎結合で

「オンネット統合業務」は、販売、購買、在庫、生産業務(2014年11月現在、開発中)を連動させていることに特長があります。連動するためには、それぞれの業務機能で利用するマスタ情報を共通化しています。更にこの機能連動が、疎結合されていることにも特長があります。疎結合とは、各機能のデータベース間をリアルタイム更新性に拘るのではなく、まず、機能ごとの更新伝票(データ)を作ります。そのデータで在庫、売掛、買掛などの残高更新を行なう仕組みを指します。例えば、在庫管理と出荷管理の連携を考えます。①まず、出荷伝票を登録します。②次に、出荷伝票から出庫伝票を作成します。③出庫伝票を用いて、在庫残高更新を行ないます。システムによっては、①から③の処理を同時に行うものもあるかと思いますが、そうはしていません。②を作成することに特徴があります。
理由は、以下のとおりです。

  • データ連携が可視可能になり、連携の正確性を確認できる
  • もし、処理に問題があった場合は、後日、修正可能である
  • 販売、購買、在庫などの機能が分離できるので部分導入が可能となる
  • 新たな、連携機能(他社機能を含む)が発生しても容易に連携できる

しかし、デメリットもあります。「更新遅れが生じる」場合があるということです。「場合」と挙げたのは、データベーストリガなどを用いれば、殆ど、瞬時になります。しかし、余裕がある場合は、数分間隔でのバッチ処理で行なう「場合」があるということです。トリガなどを用いるとシステムの見通しが悪くなり、保守性の低下となりますので、状況を勘案して決定しています。
メリット、デメリットを勘案して、疎結合方式を優先させています。

■DB項目の開示

事務(販売、購買などの)の業務は伝票を用いて、業務分担が成されています。この伝票をシステム化すると、伝票起票は画面となり、その伝票を蓄積する場所がデータベースとなります。「オンネット統合業務」のデータベースは、マイクロソフト社のSQLServerを利用しています。そして、伝票や台帳単位であるテーブルの項目名は日本語を用いています。
「オンネット統合業務」のDBは、利用者に開示しています。ですから、データベースとMS-ExcelやMS-ACCESSなどとも結合できます。もちろん、各種プログラム言語を用いてデータ処理することが可能になります。導入した企業の中には、売上、購買データを自社システムに連動している例もあります。この様にDB項目を開放することで、独自機能の追加も可能になります。

■プログラムが画面単位(伝票単位)に分離されている

プログラムは、システム全体で動作するのではなく、細かな機能単位で分割作成されています。機能単位とは、画面で言えば伝票単位となり、帳票で言えば、帳票ごとになります。この様に作成することで、独自で機能拡張する場合には、機能単位にプログラムを追加すれば良いのです。

■メニューシステムやJOB管理機能がある

画面プログラムは、メニューから起動されます。画面を持たないプログラムはJOB管理(スケジューラ)から起動されます。これらのメニュー(個人ID、役割、メニューアクセス制御)とJOB管理機能を保持しているので、独自プログラムをこれらの機能に関連付けすれば、「オンネット統合業務」に独自機能が、シームレスに拡張されることになります。

統合されているということ

私たちは「基幹業務(販売・購買・在庫など)システムをバラバラに導入」した企業を何度か見てきました。でもこの事は仕方のないことです。なぜかというと、システムは部分的に積み上げ最適化していく過程がどうしても必要だからです(統合パッケージを一度に導入して最適化するという考えもありますが、実際には難しいのです)。私たちが申し上げたいことは、「バラバラに導入したシステムだけれども、バラバラシステムでの運用経験で業務で扱う項目も明確になってきたので、徐々にでも統合していこう」という方向性が大事だということです。

■マスタを一元化

バラバラ導入すると必ずマスタは、システムごとにバラバラになります。例えば、商品マスタ、得意先マスタなどもバラバラ(コードや区分が違う)になっています。となるとあるシステムの商品マスタを変更すると、手作業で別システムの商品マスタを登録することになります。こうして追加、更新、削除が繰り返されると登録間違いも発生し、不整合が蓄積されます。
そして次に考えるのが、マスタ統合システムの導入です。商品マスタであれば、商品コードの連携は取れるようになるでしょう。でも、システム動作を司る区分(例えば、販売可能区分、在庫管理区分など)は、難しいかも知れません。「オンネット統合業務」は、販売、購買、在庫機能間でマスタは統合されています。またDB項目が開示されていますから、末尾に独自項目を追加し、別画面を追加することも可能です。

■CSV連携ではないシステム連携

よく、CSV連携やエクセル連携をシステム連携と定義されている方がいらっしゃいます。しかし、これらの連携は、必ず手作業を伴います。コンピュータシステムでは、入力後データ、処理後データが自動的に連携されることで省力化を図っているのです。手作業が伴うということは、どうしても工数の発生、連携の遅延、忘れを生じます。「エクセル処理やCSV連携はコンピュータは利用しているが大規模メモリー電卓を使った手作業です(手作業以上、システム未満)。」
「オンネット統合業務」は、DB上ですべての項目が連携されています。「瞬時に」といえば若干の遅延を生じる場合もありますが、基本的には、人間の作業時間レベルで言えば入力と同時に連携されます。

■データ活用が自由自在

マスタの一元化ができていることで、すべてのデータ(販売、購買、在庫)は、通しで可視化できます。例えば、「商品をいつ仕入れ、いつ出荷、販売されたか」も簡単につかむことができます。仕入れ金額と販売金額の差(利益)も簡単に把握できます。コード体系が違っていたら最初にそろえる作業がまず必要になります。

■業務の可視性が高まる

手作業の業務手順がシステム導入により標準化されます。これを弊社では「システム導入による知識の固定化」と呼んでいます。システムを運用していれば、自然と会社業務の機能と扱う情報が明確になるのです。また、現時点での業務手順がシステムにより固定化されているので、この状態から次の改善案を考えることもできます。改善が連続化されるわけです。
マシンの老朽化により、パンフレット比較による、自動車購入みたいな単純なパッケージ導入を繰り返していたら「20年間、振り返るとコンピュータは新しくなったけど、業務改善はなかった」ということになります。業務を機能と情報項目に整理することで、業務を可視化し、改善を繰り返すことが重要です。

拠点展開の容易性と災害対策

ネットワークは驚異的に高速、安価になりました。ネットワークは、情報を瞬時に伝達、移動させることができます。しかも、コスト負担感無しにです。ほんの15年前ネットワークを個人単位で持つなどは電話以外には考えられませんでした。でも今は違います。こうなると基幹業務の拠点展開も新たな発想が必要になります。

■VPN(仮想私設網)化がポイント

昨今、自社ネットワークへの外部アタックが問題になっています。手軽にだれもが、どこからでも使えるネットワークであれば、当然、脅威にさらされるでしょう。しかし、「オンネット統合業務」は業務関係者のみが利用すればいいのです。そこで、私たちは、インターネット回線に安全な仮想的なトンネルを設けて、あたかも専用線の様に使う方式(VPN)を勧めています。インターネットを利用しますから、非常に安価に専用線の様な安全性も確保できるのです。

■モバイル展開

インターネットの出現により、だれもがデータネットワーク(それまでは音声でした)を手にすることが出来るようになりました。この流れは、遂にモバイル環境までに及んでいます。おそらく、人工衛星などを利用して、世界中どこからでも通信可能になっていると思います(こちらの方は、コスト面でまだ一般化されていないでしょうが、時間の問題でしょう)。
とすれば、日本環境で考えれば「オンネット統合業務」は、携帯網(LTEなど)を利用すれば、あらかじめネットワークを準備しなくてもどこからでも利用できるのです。ですから移動販売、仮店舗(事務所)利用などに利用できます。
モバイル活用に際しては、ノートPC、タブレットだけでなくバーコードを利用した産業用モバイル端末との連携も積極的に進めています。

■業務集中化による管理コスト抑制

ネットワークを利用すれば、業務処理が分散化されると考える方もおられるでしょう。私たちは、「処理は分散化されるかも知れないけれど業務管理は集中化させなければならない」と強く考えています。なぜなら管理を集中化させれば、作業の断片化を最小にできるからです(分散処理では、それぞれで空き時間が発生する確立が大きくなります)。「オンネット統合業務」は、収集データを一か所に集中させる仕組みになっています。集中したデータをどこからでも利用できるようにし、それを用いた判断と作業業務は、分散すればよいと考えています。しかし、分散化した作業も作業管理は集中化して可視化されなければコストは下がりません。