オンネット購買

オンネット購買システム

オンネット購買システム

「オンネット購買」は、図の機能を一通り網羅しており、大変高機能です。当社は、起業後17年(2017年現在)に亘り、上場企業(化学)の原材料購買システムを開発、運用してきた経緯、実績があります。その実績を元に「オンネット統合業務」内に購買機能として統合実装してきました。購買機能は、販売管理の一部、生産管理の一部として扱われがちですが、当社の購買システムは、独立した機能として存在しています。長年の経験により機能蓄積した「オンネット購買」からは、以下の効果が得られると確信しています。
現在まで、総合病院、化学会社、大手情報処理関連会社、大手電機メーカ関連会社、機械商社などに使われてきました。

システム導入の効果

  • 契約管理により単価管理の徹底、繰返し購買の効率化が図れる
  • 購買では、①都度購買と②契約による繰返し購買の2種類があります。もし、②のケースが多い場合は、システムがあると発注業務が非常に効率的に業務が進みます。購入量が決まれば、だれが発注しても同じ条件になるのですから。①についても直近購買を参照できれば、同様に業務効率が高まります。購買システムは、仕入データ入力による買掛金管理だけのシテムではありません。発注作業の効率化も重要です。尚、契約は単価と有効期間で管理していますが、購入量による単価契約を含めることも可能です(オプション)。

  • 支払い通知書による支払業務の劇的効率化
  • 「買掛金の支払いは相手側の請求書をチェックしてから」と思っていませんか?もし、請求書チェックして支払いを行なっているとしたら、月末、月初の支払担当者は大きな業務負荷が掛かっているはずです。発注データから登録していると、「発注時に支払額が決定している」ことに着目すべきです。即ち、発注側の意思で、一方的に支払えばよいのです。このことは、発注業務を含んだ、購買システムを保持していることのアドバンテージです。当社は、請求書チェック業務を排除したことで、劇的な工数削減を経験しています。この施策を実施するためには、支払通知書の送付(自動FAXなども活用可)、相手側からの訂正依頼を受け付ける仕組み、支払が間違っていた場合の措置(契約)を取り決めておく必要があります。ここが、購買システム導入時の業務効率化の肝です。

  • 業務伝達の電子化による伝達コスト低減と進捗の可視化
  • 社内では、発注依頼者、購買担当者、経理担当者が関連します。社外では、勿論、発注先です。これらの関連間での情報伝達は、紙の伝票で行なうと大変です。コンピュータで行なうと、発注依頼、発注書送付、入荷、検収、支払がデータ連動します。特に、発注先への発注書伝達、支払通知書伝達を自動FAX(オプション)などで、自動的に行なうことで、非常に業務効率性が高まります。電子的に情報伝達を行なうと、購買業務の進捗も可視化でき、営業からの問い合わせも抑制できます。

  • 購買業務の透明化(内部統制の観点)
  • 購買業務は、特に業務の透明性が重要です。「だれが、どこから、いくらで、どのくらい、何回買ったか」が履歴として登録されれば、すべては、可視化されます。加えて、システム導入により依頼担当者、契約担当者、発注者、受入れ担当者、などを業務分掌することが容易になります。購買業務が業務分掌と作業履歴蓄積とその参照性が極めて重要です。
    また、発注業務での承認は重要です。承認は、①依頼部門での承認、②発注部門での承認とがあります。①については、各社異なるので個別対応としていますが、②については、上司承認機能を装備し、とかく「発注作業の担当者任せ」になりがちな日常業務に牽制力を持たせています。

  • 購入単価政策の徹底
  • 購入単価は、契約、実績で、分掌管理することで、個人の恣意的判断が排除され単価への透明性が高まります。その上での購入実績を趨勢分析(量と単価)すれば単価交渉の材料にもなるでしょう。実績を全社で把握すると、担当者によって購入金額が異なることも発見できます。購入単価の蓄積は、発注先との合理的交渉の材料となります(チカラ関係ではなく)。