オンネット工数

オンネット工数

オンネット工数管理

「オンネット工数」は、2001年から社内利用されたシステムを機能改善する中で開発されました。当社はシステム開発会社ですが、取引先から正確な工数提出を求められたからです。ただ、今日では、業務改善に大きな威力を発揮しています。見積もり提出時の金額設定とか、業務の標準化などへの対応です。意外に大きかったのは、収益に貢献しない業務工数(オーバヘッド)の可視化です。以前は、収益にならないものをオーバヘッドと呼んでいましたが、よく分析してみると将来に向けての商品開発、技術習得なども含まれていました。
同時に、取引先からはプロジェクト別の原価集計、購買集計を求められました。ですので、販売、購買などとの基幹システム統合も必要になりました。色んな機能を取り込みながら成長してきたシステムなのです。
工数管理全体図
画面説明 →

■工数管理の課題

  • まず勤怠、工数、経費の一括把握
  • 勤怠情報と工数は、関連しています。前者が給与計算と関連しているのに対して後者が原価把握の意味合いが大きいのです。ただ、両者の情報は分離するのではなく、共通化して管理すれば効率的です。また、経費の集計(旅費、通信費など)は、両者に関連します。多くのシステムは、勤怠と工数を別々に扱っています。一緒に管理すれば、集計の手間が改善されるはずです。

  • これらをエクセル管理していませんか
  • 特に、原価管理としての工数集計は、多くの会社はエクセル管理しています。「手書き日報をエクセル表に入力して、きれいな集計表を出力する」とういう業務はエクセル活用にピッタリに思えます。でも入力者の手間(工数)を考えたら無視できない工数になっていることと思います。恐らく、10人くらいの会社であれば、0.3から0.5人月は要していると思います。パート代を8万円とすると、ひと月2.4万円から4万円の勘定になると推測しています。当社も起業後、エクセル管理をしていましたが、6人の会社で0.4人月程度を要していました。

  • 工数分析は重要
  • 工数把握は、業務改善のために必ず必要です。なぜなら、「今これだけ掛かっている仕事を効率化投資により、これだけ楽にする(なった)」が無ければ、「ヤマカン経営」です。この工数分析は、数年の趨勢分析も必要です。エクセルの串刺し計算機能で対応しますか?定型処理なので、「ボタン一発」にすべきです。集計結果をエクセルで分析するのが効率的です。

  • 勤怠、工数は日常の監視(承認チェック)が必要です
  • 勤怠、工数は人によって付け方が変わる場合があります。勤怠の場合は、残業代が深夜時間を考慮すべきだった。代休取得をしていなかった、などです。工数の場合は、プロジェクトを間違っていた。工程を間違っていた、などです。また、昨今、残業代の法令順守、作業の偏りチェックも必要になります。

  • 勤怠、工数入力の自動化、出先からの入力
  • 勤怠、工数入力が自動化できれば、かなりの効率化になります。入退出の自動把握(タイムカード、スマホ、その他機材の利用)の要請が強いです。また、出先工事などでの現地入力の課題もあります。これらの対応は今後必須でしょう。また、機械の稼働も広く見れば工数と同じです。この計測も考慮する必要があります。

  • 重要なこと!工数管理を行う前に、コード類の整備が必要ですね
  • 工数管理を行うためには、社員、仕事、負担部門、取引先、プロジェクトなどのコードが他のシステム(給与、販売、購買、生産など)と連携されなければ意味がありません。要は、給与計算と、損益構成の図が作成される必要があります。勤怠、工数、経費管理のバラバラ導入ですと「CSV出力して、コードを合わせて、集約する手作業」処理が必要になります。コンピュータ業界は、このCSV出力を以って、システム連携と呼んでいます。最終的にはつなげて「ボタン一発」にすべきです。

■「オンネット工数」による解決

  • 工数管理(勤怠を含む)は基幹システムである認識
  • 工数管理機能は、入力の簡便さ(スマホ利用など)を追い求める傾向が強いと感じています。それらも重要ですが、まずキチンとしなければいけないのが、基幹業務と認識し、人、取引先、部門、プロジェクト、工程などの項目と連動を図る視点です。即ち、マスタ統一と思います。「オンネット工数」は「オンネット統合業務」の一部として認識していますからマスタは統一されています。一方の入力の簡便さは、スマホ連動、センサー、ハンディターミナル連動を想定しています。これらは個別に対応する必要(機材が会社によって異なるので)がありますが、技術的な壁は高くないと認識しています。

  • 工数、勤怠、経費、日報を一括管理する必要性
  • 安価な勤務データ収集商品が市場にあります。しかし、工数管理、経費収集と結びついた商品は少ないと認識しています。商品は個別的です。「オンネット工数」は、これらを一緒に扱います。なぜなら、時間管理という点、事業の原価という点は、極めて重なっています。正直、日報というテキストデータの扱いについては、まだ改善余地(管理項目抽出の点)はありますが、日々、機能追加しています。「バラバラ導入のCSV連携」より、データの一元管理(DB内の直接連携)の方が大変便利です。

  • プロジェクト単位で串刺し集計
  • 「オンネット統合業務」のプロジェクトは、売上、購買、工数、経費を串刺し集計するための単位を表しています。日常の取引、工数日報などのトランザクションデータを画面から登録すると、プロジェクト別に、集計されます。ここでは、工数、経費を説明していますが、売上、購買とも連動している点の有効性をご留意いただきたく、思っています。

  • 複雑な雇用形への対応
  • 勤怠データの収集について取り上げます。今日、雇用形態は多様化しています。例えば地域格差、介護問題などで、テレワークが推進されたりしています。また、現場からの勤怠情報収集も効率的に行う必要があります。「オンネット工数」は、ネットワークがあればどこでも使えるため、これらの要請の応えられます。また勤怠と工数が連動しているので、「介護などの途中抜け」もその種類ごとに自由に登録することもできます。実現できるのは、工数明細単位に開始時刻、終了時刻、除外時間が登録できるからです。多くの工数管理は投入工数のみを入力する(投入時間のみで、開始、終了時間管理でない)様になっており、勤怠とは別管理になっています。この様に「ネットワークにより、仕事内容を記録」できるので、分散された業務を集中的に管理できますので「見える勤怠」を実現できます。

  • 時刻打刻デバイスとの積極接続指向
  • 時刻打刻デバイスは各種販売されています。例えば、電子パンチカード、スマホ、製造装置に取り付けられたセンサなどです。これらから収集する情報は意外と単純です。「位置が特定できるデバイスID」「GPS位置情報」「時刻」「個人ID」です。原則的には電子データの仕様が分かれば、どのデバイスとも接続を考えます。また、デバイス打刻時刻と手入力時刻の項目を別々に保持しているので、人的判断を加え、且つエビデンスを保持していることになります

  • 承認フローがある
  • 承認フローがあることは重要です。人手の入力では必ず、判断ミスが起こります。工数でいえば、集計作業の選択違い、勤怠では、残業の深夜、早出が考慮されていなかった、などです。このような間違いデータを補正する仕組みが無いと「やりっぱなし」システムになります。「オンネット工数」では、承認を経て、集計するという承認フローがあります。承認作業はネットワークを介してどこでもできます。

  • カスタマイズに対応
  • 原価集計となると、製造工程なども関係することになり、汎用機能だけで済ませるのは難しいケースが出てきます。その場合でも「オンネット統合業務」の特徴でもあります、カスタマイズの容易性が威力を発揮します。システムの効率化は、出来る限りのデータの連動性にあります。「不足機能はCSV出力、エクセル加工」は、よく見る光景ですが、その作業工数を分析してみると結構な工数を要しているではないでしょうか?