オンネット見積

オンネット見積システム

オンネット見積システム


■従来見積の課題

  • エクセル見積では、管理者の集中管理ができない
  • これまでの見積は、①販売システムの見積機能利用、②エクセル、ワープロ利用が殆どと思われます。これらは、個人単位で作成することになり、作成した見積内容が個人管理になってしまいます。「いや、当社は共有フォルダで管理している」の声が聞こえてきそうですが、管理者が、ファイル名で判断して内容管理を行えるでしょうか?おそらく否でしょう。

  • 過去見積の履歴管理、有効利用ができない
  • 見積は客先に提出して、すぐに返答があればよいですが、多くの場合、忘れた頃に、客先から問い合わせがあります。その時に提出した見積を探し出すのに時間を取られます。電話で、適当な話しをするとつじつまも合わなくなります。また、これらの問い合わせは複数の顧客から発生するのが日常でしょう。この作業を、事務管理担当に任せている場合もあるでしょう。非常に効率の悪い作業です。

  • 原価管理が貧弱
  • 「見積の明細ごとに原価を登録し、利益管理をする」という作業が有効であることは疑いが無いでしょう。でも「作成に時間をとられ、とても原価までは」が現実でしょう。加えて、この原価管理を詳細に行うとすれば、見積明細ごとに複数の原価登録が必要になります。この複数原価登録できる機能実現が難しいのです。例えば、「クーラー設置」という明細には、取り付け工事とクーラー本体の2行が必要になります。

  • 上司チェックが確実化されない
  • 通常見積は、個人PCの中、あるいは共有フォルダの中となります。後者は、一見管理されているかの様に思っている人が多いでしょう。ただ共有ファイルに表示されるファイル名を手掛かりに、上司が内容チェックをすることは、現実的にはやっていないでしょう。となると個人が比較的自由
    に見積もりを作成することができる様になります。特に上司の信任が厚い社員は、独断で値引き設定ができます。見積は、組織で統制をとる。即ち上司承認が必要ではないでしょうか?

  • 社外で利用したい
  • これだけネットワークが発達し、SNSなどで、「本日はコレ食べました!」が、レストランなどから投稿できる時代です。ならば、営業が帰社せずに、喫茶店などで見積作成ができたら便利と考えます。そうなれば、帰社時間が節約できます。コーヒー代は会社に請求できないでしょうから会社にとっても効率的です。ただ、作成データが個人PCに入っていたら少し不安になります。ですから作成データはサーバで集中管理して、「飲み屋に忘れた」などでも、利用制限をサーバに施すことで、情報漏えいを防ぐ施策も必要でしょう。


■「オンネット見積」による解決

  • すべての見積をサーバで一括集中管理
  • ①分散されたデータを確実に管理できる。
    サーバへ一括集中管理されていなければ、個人PCに最新データが残ることになります(たとえ、後から共有サーバに保持するとしても)。一括管理されているとデータは刻々と一か所に集められてきますから管理者はそのデータについて判断を行うことが可能になります。例えば、「今現在、どんな見積が作成されているのか」が居ながらにして地球上のどこからでも分かるのです。
    ②安全に管理できる。
    個人PCに一切の見積データが残りませんから、不注意による紛失、気の緩みによる紛失(帰りに居酒屋に忘れたなど)からデータを守れます。サーバ側でアクセス禁止にすれば、その時から利用の禁止もできます。

  • 起票、承認、提出、終了のライフサイクルの確実化
  • エクセルで管理していると、常に上書き変更ですから見積のライフサイクル管理は、ほぼ困難です。「オンネット見積」はDBで管理していますからこれらのライフサイクル管理も安心です。
    ①起票
    営業担当が、見積作成中の段階です(この状態でも管理者からは見えます)。この段階で、見積書出力することも可能です。ですが、承認が行われていない段階です。この段階での出力(紙、PDF)には「未承認マーク」がスタンプされます。これで、正式でないことを明確にし、未承認で見積書提出することを防げます。
    ②承認
    管理権限がある人が承認します。承認がされると、起票段階での「未承認マーク」が外れます。もし、承認解除したければ、解除ボタンにより承認解除もできます。
    ③提出
    承認された、見積書を相手に提出します。あとは、結果を待ちます。
    ④終了
    見積の終了処理は重要です。次の管理が必要です。「受注」「失注」「再提出」です。「再提出」を詳しく述べます。提出された見積の再提出を行う場合、元の見積を終了にして、新たな見積を作成します。新しい見積には、元見積NOを保持しています。そうすることで、再見積もりの各提出段階を追跡することが可能です。その結果、辻褄の合わない見積提出を防止できます。相手先に対して「前回、いくらで出しましたっけ」という、間の抜けた会話を防止できます。

  • 社外での安全利用の実現
  • 見積作成作業が、どこに居ても作成出来たらかなりの業務効率化に寄与します。しかし、データが個人管理PCに残っているのであれば、紛失リスクが伴います。「オンネット見積」は作成データがすべてサーバに保持されていますから、見積データ自体は保護されます。もし、インターネット利用に不安があれば、VPN(仮想私設網)を利用することも可能です。見積データは事業活動の起点です。まだ、経理上の取引は開始されていませんので、一般的にはワープロデータの扱いですが、ここを改める必要があります。見積データは、慎重に扱うべきでしょう。

  • 原価管理、利益管理の充実
  • 「営業マンは、売上が全てです」では無いことは、周知されていることでしょう。もちろん利益管理が必要なのです。でも一般の見積システムに利益管理の機能が整備されていることは少ないように思えます。利益管理には一寸した工夫が必要なのです。それは、「明細単位に複数原価登録が必要」(例えば、クーラー一式であれば、取付工事と本体原価という風にです)ということと「見積時の利益に対する承認機能が必要」ということです。「オンネット見積」には、これらの機能が実装されています。

  • 基幹業務とのマスタ統合、受注処理との接続
  • 見積システムは基幹業務の商品、得意先マスタと連動する必要があります。これらのマスタは見積専用ではありません。基幹業務のマスタと連動することが重要です。なぜかというと、基幹業務のマスタを変更する度に、CSVで連動する必要があるからです。同一マスタであれば、連動する必要などありません。よく「シームレスな連動」と記載している広告を見かけますが、実は「マニュアル連動」をそう呼んでいるのです。
    もうひとつ重要なことがあります。見積段階では、商品も得意先も決まっていない(マスタに存在しない)場合も多くあります。ですからこちらにも対応しておく必要があります。どうするかというと、都度得意先、都度商品をマスタ管理しておき、上書き変更で名称変更します。そうすれば、受注接続時に、必要であればマスタ登録する運用も可能になります。

  • カスタマイズに対応
  • 見積機能も業種、業態、各企業の管理レベルにより多種多様の要件があると思います。これらを最初からすべて網羅することはできません。「オンネット見積」は、カスタマイズ(有料)に応じています。「システムに会社の業務を合わせる」、そんな考えの人も居ますが、「あり得ない」でしょう。あるとすれば、「カスタマイズすることによるコストと効用の合理的判断の結果」ということになると思います。見積は比較的、カスタマイズ要請が少ない機能かもしれません。