オンネット改善

オンネット改善

オンネット改善

「オンネット改善」は、当社内で、課題抽出、課題共有、課題解決の業務を継続実施する目的で構築しました、。弊社内での有効性を実感しましたので、商品化に至りました。
これまでは、個人メモ、PCのTo Doリストのファイル共有、エクセル共有、オープンソフトウエアなどで行ってきましたが、課題内容、作業内容の共有はもちろんのこと、基幹業務の個人、組織、プロジェクトなどのマスタ連携がされないなどの問題がありました。個別システムで情報の蓄積をしても、その情報活用には、限界があるということでしょう。

「オンネット改善」は、「オンネット統合業務」内に完全統合されています。ですので、プロジェクト管理、工数管理などとの機能、マスタ連動も可能です(これらの管理は、企業ごとに異なりますので、多少のカスタマイズは必要です)。

社内で「オンネット改善」(「オンネット統合業務」の改善作業で)を利用して、以下の効果を実感しています。
①日常発生した課題(改善、障害など)をID化しリストで共有できた。
②社員の業務負荷を把握しながら余裕のある社員に改善作業を割り当てることが出来た。
③①、②を繰り返すことで、「オンネット統合業務」の改善が実感できた。
-2014年5月から2019年1月現在で、900の課題を記録し、800の課題処理ができた。
④課題が、小さな単位でID化されているので、社員の空き時間に「効率的割り当て」ができた。

これらの効果は、課題管理のPDCAサイクルの確実化により、生まれたものです。
課題とその解決進捗、内容はデータ構造が単純なので、すぐにエクセルということになりがちですが、複数人でのアップデート、履歴管理、個人、組織、プロジェクトIDとの連動が出来ない点で、単純なメモ管理に陥りがちとなります。
是非、「オンネット課題」を利用して、課題改善のPDCAサイクルの日常化を実践してください。


システム全体説明

●業務の流れ

「オンネット改善」は、課題管理DBと基幹業務DBのコードが同じものを使っていますので、基幹業務(販売、購買、在庫など)とシームレスに連動します。認証、ログ管理、プログラム自動配布機能も共有しています。図では特に「オンネット工数」との連携を示しています。理由は、「課題に対して、実績工数を把握したい」というご要望があるためです(実際の連動には、運用手順の整理などが必要です)。

図中の矢印ループは、課題管理に於ける業務の流れを示しています。Plan→ Do→ Check→ Actionの 4段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善する。「オンネット課題」は、このPDCAループを確実に、継続的に回すためのツールなのです。

1.課題の認識

課題とは、インシデント、To Doなどと同義とします。日常業務で課題を認識します。

2.課題の登録・共有

課題にNOを付けて(チケットNOと呼んでいる)、課題内容をDBに登録します。登録すれば、すぐに、メンバー間で共有できます。

3.課題の解決作業

チケットNO単位に作業担当者に作業指示します。作業指示を受けた、作業担当者は、作業のまとまり単位に作業明細を記録します。ですので、ひとつのチケットNOに複数の作業が記録されることになります。

4.結果の分析、経験の再活用

チケットNOリストを確認すれば、まず、その課題の進捗(発生、残)が確認できます。また、作業内容を活用すれば、再発防止、作業手順の参照などが期待できます。

【チケット一覧】

登録した課題(チケット)を一覧表示しています。各種分類、日付で自由に検索可能です

【チケット基本】

選択されたチケットの基本情報を更新します。>題目、状態、プロジェクト、各種分類を登録します。

【チケット明細一覧】

チケットには、複数のチケット明細が記録されます。
チケット登録時には、作業依頼内容、作業指示後は、作業単位に内容が記録されます。

【チケット明細】

作業単位に実施内容を記録します。ファイル添付も行えます。

サブスクリプション化への準備

ここでは、サブスクリプションビジネスを「利用者はモノを買い取るのではなく、モノの利用権を借りて利用した期間に応じて料金を支払う方式」と定義します。
現在、ビジネスが所有から利用に変化していると言われます。弊社はシステム会社ですが、システム開発収益から業務機能の利用販売に大きく変化しています。

その際、重要なのは、利用者に対して、どの様な業務を提供したかを具体的に、透明感を以って、伝えることが重要です。サブスクリプションビジネスは、「顧客との信頼関係の継続」とも言えるでしょう

そんな背景にあって、「オンネット工数」「オンネット改善」は、明確な工数と行った事を、利用者に伝える上で非常に重要なツールとなりました。また、集計と報告(週次報告、請求書作成)も自動化できています。

何が改善されるのか

「問題点一覧のエクセル表でやってるよ」と言う声が聞こえてきそうです。

当社は、システム開発会社ですが、開発終盤には問題点一覧表を作って関与者で共有する必要があります。システム化以前は、もちろんエクセル表でした。これをシステム化したら劇的に便利・効率的になりました。どう変わったかを以下に列記します。

 

改善項目 説明
管理者による転記作業が無くなる 管理者が問題点をメール、会議で認識していたが、それぞれ画面で問題点登録すれば完了
メールで連絡する必要が無い 問題点一覧をメールで配信する必要がなくなった。その時点の内容が直ぐに共有。
バージョン管理が不要 システム表示が、いつも最新。
改善作業の内容が見える エクセルの難点は、1:Nのデータ構造に弱いことです。一つのチケットNOに対して、N件の作業が紐付きます。システムでは、意識することなく一覧できます。
添付資料が付けられる どうしても課題の詳細説明が必要な場合があります。これを別文書で管理していたら大変です。

改善状況の登録は、担当者で

改善作業は、担当者で登録できます。その結果、作業の実施記録を見ることが出来るようになります。
作業管理者は、一覧表で 課題内容と作業実施は一覧画面で俯瞰できます。
作業の「振り返り」ができる

実施した作業は、データとして永年蓄積されます。同じ問題発生の対処方法、担当者の作業実績把握が効率的に行えます。

場所を選ばない メンバー全員で、ネットワーク上で、作業状況が共有できます。このことは、分散した作業場所間をひとつの仮想作業空間とすることが出来るのです。